Gründung einer Privatpraxis für Psychotherapie

– Ein Leitfaden

Der folgende Leitfaden enthält die wichtigsten Punkte, um eine Privatpraxis für Psychotherapie zu gründen. Er wurde erstellt von Psychotherapeuten, die erfolgreich eine Privatpraxis für Psychotherapie gegründet haben:

Räume und Einrichtung

Um Ihre Therapiestunden durchführen zu können, benötigen Sie geeignete Räumlichkeiten. Mit etwas Glück finden Sie einen kostengünstigen Raum zur Untermiete in einer bereits bestehenden Praxisgemeinschaft. Hierzu bieten die örtlichen Psychotherapeuten-Kammern häufig eine Art schwarzes Brett. Alternativ bieten sich z.B. Ebay-Kleinanzeigen an.
Wenn Sie selber eine Praxisgemeinschaft oder eine Einzelpraxis gründen möchten, können Sie sich auf den üblichen Mietportalen nach geeigneten Räumen umgucken. Gut geeignete Räumlichkeiten sind relativ zentral und ruhig gelegen.
Es kann ohne bestehende Umsätze oder andere Einnahmen jedoch schwierig sein, einen Vermieter davon zu überzeugen, einem die erwünschten Räumlichkeiten zu überlassen.

Finanzierung

Wenn Sie selber Räume komplett neu anmieten, so können Sie mit Kosten von 10.000 € bis 25.000 € für Kaution, Provision sowie Ersteinrichtung mit Möbeln kalkulieren, je nachdem in welcher Preisklasse Sie sich bewegen wollen. Zusätzlich sollten Sie einen möglichen Einnahmeausfall in der ersten Zeit der Praxisgründung einkalkulieren, sofern Sie nicht parallel z.B. eine halbe Stelle in einer Klinik ausüben.

Gründungskredit und Gründungszuschuss:

Für einen Gründungskredit können Sie sich an Ihre Hausbank wenden. Einige Banken verfügen auch über spezialisierte Angebote für Gesundheitsberufe wie z.B. die Deutsche Bank oder die Deutsche Kreditbank.
Die Deutsche Apotheker- und Ärztebank bietet im individuellen Einzelfall durchaus gute Kreditkonditionen, fiel in den letzten Monaten und Jahren jedoch leider durch IT-Probleme bzw. eine nicht mehr zeitgemäße Funktionalität Ihres Online-Bankings auf.
Für eine Praxisgründung kommen außerdem spezielle Förderkredite der KfW oder der Landesförderbanken infrage, welche besonders gute Konditionen wie z.B. eine tilgungsfreie Anfangszeit bieten können. Diese Förderkredite können nur über eine Geschäftsbank/Hausbank beantragt werden und nicht bei den Förderbanken direkt. Hierzu ist jedoch leider zu beoachten, dass viele Hausbanken diese Förderkredite oftmals nur ungerne unterstützen. Grund hierfür können der mit Förderkrediten verbundene erhöhte Arbeitsaufwand sowie eine kleinere Gewinnmarge für die Hausbank sein. Dennoch kann es sich lohnen bei der Hausbank (oder bei mehreren anderen Banken) explizit nach einem Förderkredit nachzufragen.

Der Gründungszuschuss der Bundesagentur für Arbeit kann ebenfalls einen Blick wert sein.

Haftpflichtversicherung

Der Wechsel von einer Klinik-Tätigkeit in eine selbstständige ambulante Tätigkeit erfordert in der Regel eine Anpassung der beruflichen Haftpflichtversicherung. Sofern Sie bisher noch über keine Haftpflichtversicherung verfügen, sollten Sie unbedingt eine abschließen.
Für Ärzte kann dies z.B. über die Deutsche Ärzteversicherung erfolgen. Psychologische Psychotherapeuten werden z.B. bei der AXA Versicherung fündig.

Anmeldung bei der Landespsychotherapeutenkammer oder Ärztekammer

Sobald geklärt ist, wo sich Ihre neue Praxis befinden wird, müssen Sie Ihre zuständige Landesärztekammer oder Landespsychotherapeutenkammer darüber informieren, dass Sie sich an dieser Adresse als Privatpraxis für Psychotherapie niederlassen. Dies ist ein unkomplizierter bürokratischer Vorgang. Die meisten Kammern bieten dafür online ein kurzes Formular an, mit dem Sie die Kammer einfach nur über Ihre Praxisgründung in Kenntnis setzen. Eine örtliche Beschränkung, an welcher Adresse Sie Ihre Privatpraxis für Psychotherapie gründen dürfen, existiert nicht.

Eintrag ins Arztregister der KV

Einzelne private Krankenkassen fragen auf ihren Formularen für einen Antrag auf Psychotherapie den Eintrag ins Arztregister für psychologische Psychotherapeuten nach. Es vereinfacht daher die Antragstellung im täglichen Praxisbetrieb als psychologischer Psychotherapeut, wenn dieser Eintrag ins Arztregister existiert.
Ärzte in eigener Privatpraxis benötigen an keiner Stelle diesen Eintrag ins Arztregister der KV.
Grundsätzlich ist wichtig zu verstehen, dass als Privatpraxis keinerlei Vorgaben der KV oder andere formale Berührungspunkte mit der KV existieren. Die KV (Kassenärztliche Vereinigung) ist für das System der Kassensitze zuständig, nicht für die Privatpraxen. Dies betrifft insbesondere Verpflichtungen zum Anbieten von Sprechzeiten, telefonischer Erreichbarkeit, Dokumentation, Mindest- und Maximalstundenzahlen sowie Begrenzungen für online Behandlungen. Keine der KV-Vorgaben für die gerade genannten Punkte gilt für Privatpraxen.

Erste Patienten gewinnen

Damit die Patienten Sie auch finden und bei Ihnen Termine buchen, ist es wichtig hierfür gezielte Maßnahmen zu ergreifen:
Es kann helfen sich z.B. bei potentiell zuweisenden Praxen in der Umgebung persönlich vorzustellen.

Ein großer Teil der Patienten sucht heutzutage online nach Psychotherapeuten und Ärzten. Eine gute Webseite ist daher unbedingt empfehlenswert, ebenso wie die Eintragung in die verschiedenen Verzeichnisse.

Wenn Sie sich bei Tymia registrieren, können Patienten Sie auf einfache Weise über die Therapeutensuche von Tymia finden und direkt bei Ihnen online einen ersten Termin buchen.
Tymia funktioniert gleichzeitig als Terminbuchungs-Plattform und als Praxisssoftware für psychotherapeutische Privatpraxen.
Sie erhalten mit Tymia neben der Online-Terminbuchung einen Videochat (zertifiziert bei der KV) sowie die Möglichkeit auf sehr einfache Weise Rechnungen nach GOÄ zu erstellen.

Alternative Möglichkeiten der Kostenübernahme für Psychotherapie:

Neben privat Versicherten und Selbstzahlern bestehen alternative Möglichkeiten der Kostenübernahme. Hier zählen u.a. das Kostenerstattungsverfahren der gesetzlichen Krankenkassen, Privatbehandlung von Bundespolizisten, Berufsgenossenschaften, einzelne Betriebskrankenkassen (Bahn-BKK, BKK VBU) sowie das Programm PSYRENA von der Deutschen Rentenversicherung.

Machen Sie sich mit der GOÄ/GOP vertraut

Die GOÄ ist die Gebührenordnung für Ärzte, von welcher die GOP als Gebührenordnung für Psychologen gleichlautend abgeleitet ist. Die GOÄ regelt, welche Gebühren für welche Leistungen unter welchen Bedingungen abgerechnet werden können.
Die wichtigste Ziffer für Verhaltenstherapie ist die Ziffer 870, die wichtigste Ziffer für tiefenpsychologisch fundierte Psychotherapie ist die Ziffer 861. Über diese Ziffern werden Sie ca. 95% Ihres Jahresumsatzes erzielen. Weitere regelmäßig verwendete Ziffern sind die 808 für den Psychotherapie-Antrag und die 860 für die biografische Anamnese (einmal pro Fall abrechenbar).
Auf den ersten Blick etwas kryptisch mögen die sogenannten Steigerungssätze anmuten. Einfach ausgedrückt verhält es sich so, dass der 2,3 fache Steigerungssatz so gut wie immer von den privaten Krankenkassen übernommen wird und der 3,5 fache Satz eine besondere Begründung oder eine Honorarvereinbarung erfordert.
Für 50 min Verhaltenstherapie würden Sie beispielsweise die Ziffer 870 zum 2,3fachen Satz (100,55 €) oder zum 3,5fachen Satz (153,00 €) abberechnen.
Sofern Sie 3,5fach abrechnen und sich von der Kostenübernahme-Politik der jeweiligen Krankenkasse unabhängig machen möchten, empfiehlt es sich eine entsprechende Honorarvereinbarung zu verwenden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auch in unserem Leitfaden zur Rechnungserstellung nach GOÄ für Psychotherapie-Praxen.

Rechnungen schreiben

Um mit möglichst wenig Arbeitsaufwand Rechnungen nach GOÄ erstellen zu können, benötigen Sie vor allem eine gute Praxissoftware.
Tymia wurde als Praxissoftware für psychotherapeutische Privatpraxen maßgeblich von Psychotherapeuten mitentwickelt.
Mit Tymia erstellen Sie Ihre komplette Monatsabrechnung nach GOÄ innerhalb von ca. 10 Minuten.

Buchhaltung und Steuern

Es empfiehlt sich mit Beginn der Selbstständigkeit als Psychotherapeut einen Steuerberater zu beauftragen. Alternativ können Sie über verschiedene Software-Angebote wie z.B. Elster Ihre Steuererklärung selber erstellen und beim Finanzamt einreichen.
Die folgenden Angaben stellen einen groben Überblick über die wichtigsten steuerlichen Eckpunkte für psychotherapeutische Privatpraxen dar:

• Mit einer eigenen Privatpraxis für Psychotherapie zählen Sie steuerlich zu den sogenannten Freiberuflern.
• Sie zahlen keine Gewerbesteuer und keine Körperschaftssteuer, sondern im Wesentlichen Einkommensteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer).
• Gesundheitsleistungen und damit auch Psychotherapie-Sitzungen sind von der Umsatzsteuer (=Mehrwertsteuer) grundsätzlich befreit. Sie erhalten als selbstständiger Psychotherapeut für Fremdleistungen gezahlte Mehrwertsteuer (z.B. bei Software) vom Finanzamt nicht zurück.
• Coaching-Leistungen hingegen zählen nicht zu den Gesundheitsleistungen. Hier greift die sog. Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG. Diese besagt, dass jährliche Umsätze mit Coaching, die 22.000 € im Jahr nicht überschreiten, ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit sind. Dies trifft auf die meisten Psychotherapie-Praxen zu.
• Als selbstständiger Psychotherapeut können Sie kalkulieren, dass ungefähr die Hälfte Ihres jährlichen Betriebsgewinns für Steuern und Abgaben benötigt wird. Der Betriebsgewinn ist der Betrag, der nach Abzug Ihrer Betriebskosten wie z.B. Miete oder Personal noch übrig ist.
• Sie sollten mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ca. alle 3-5 Jahre rechnen. Der Betriebsprüfer nimmt Einblick in alle betriebswirtschaftlich relevanten Unterlagen. Hierzu können grundsätzlich auch Rechnungen zählen, die dem Betriebsprüfern dann unter Schwärzung der sensiblen Informationen (Name, Diagnosen etc.) vorzulegen sind. In jedem Fall sind fehlerfreie Rechnungen mit z.B. lückenlosen Rechnungsnummern unbedingt erforderlich. Andernfalls kann es z.B. zu Zuschätzungen oder anderen rechtlichen Konsequenzen kommen. Bei der Erstellung von fehlerfreien Rechnungen nach GOÄ und für Coaching ist Tymia als Praxissoftware eine große Hilfe.

Finanzplanung und Altersvorsorge

Die Finanzplanung als freiberufliche Psychotherapeutin in eigener Privatpraxis muss nicht kompliziert und schwierig sein.
Im Folgenden sind einige hilfreiche Stichpunkte und Überlegungen aufgeführt:

• Sie können mit einer einfachen Excel-Tabelle beginnen, die auf Monatsbasis Einnahmen und Ausgaben aufführt. Wenn Sie diese unkompliziert halten, brauchen Sie dafür keinen Finanzberater und meistens auch keinen Steuerberater. Dennoch ist ein Steuerberater in der Selbstständigkeit grundsätzlich sehr empfehlenswert.
• Meistens zahlen Sie im ersten Betriebsjahr keine Steuern und Abgaben, darauf können Sie sich jedoch nicht mit letzter Sicherheit verlassen. Spätestens im zweiten Jahr bei gesicherten Umsätzen sollten Sie sich auf entsprechende regelmäßige Zahlungen einstellen.
• Als Altersvorsorge können die regionalen ärztlichen oder psychotherapeutischen Versorgungswerke eine gute Wahl sein. Ihre Hausbank bietet Ihnen sicherlich viele Produkte an, deren Rentabilität jedoch kritisch betrachtet werden sollte. Häufig fallen Gebühren und Provisionen an, die letztlich zulasten Ihrer Kapitalrendite gehen. Studien haben gezeigt, dass die meisten aktiv gemanagten Fonds den durchschnittlichen Markt nicht schlagen können, sondern insgesamt eine niedrigere Rendite erzielen. Diese Information wird von Banken in vielen Fällen nicht gerne mitgeteilt oder scheinbar entkräftet mit dem Argument, dass die Bank die besten Fonds auswählen würde. Breit gestreute Aktien-ETFs bieten häufig höhere Renditen, niedrigere Gebühren und dazu noch volle Flexibilität für Ihr eingesetztes Kapital.

Tipp: Auswahl der richtigen Praxissoftware

Eine gute Praxissoftware kann ihre Arbeitsabläufe stark vereinfachen und beschleunigen. Über die folgenden Funktionen sollten Sie nachdenken:

• Rechnungserstellung:
  Die monatliche Abrechnung kann für psychotherapeutische Privatpraxen eine sehr zeitaufwendige und lästige Angelegenheit werden.
  Sie können prinzipiell Ihre Rechnung nach GOÄ mit Word und Excel erstellen. Dies ist jedoch ein sehr fehleranfälliger und aufwendiger Prozess. Eine gute Praxissoftware nimmt Ihnen bei der Rechnungserstellung durch Automatisierungen enorm viel Arbeit ab.
• Dokumentation:
  Als Privatpraxis für Psychotherapie gelten für Sie die umfangreichen Vorgaben der KV zu Dokumentationspflichten nicht, sondern lediglich die wenig spezifischen Vorgaben der Berufsordnung (s.u. „Häufige Fragen“).
  Eine einfache und pragmatische Verlaufsdokumentation ist daher in der Regel vollkommen ausreichend.
• Terminplanung:
  Eine einfache und praktische Terminplanung ist für ihre Praxisabläufe essentiell. Eine digitale Terminplanung bietet den zusätzlichen Vorteil, dass die Daten für die Rechnungserstellung gleich mit erfasst werden. Sie sparen dadurch gegenüber einem zusätzlichen (Papier-)Kalender bei der Rechnungserstellung deutlich Zeit.
• Videochat:
  Einzelne Termine oder vollständige Therapien über Videochat durchzuführen gehört heute in den meisten Praxen für Psychotherapie zum Alltag. Sie benötigen daher einen einfach zu bedienenden Videochat mit einer stabilen und qualitativ guten Verbindung.
  Außerdem muss der verwendete Videochat die nötigen Datenschutz-Anforderungen für Gesundheitsdaten erfüllen. Sämtliche gängigen Anbieter wie Skype, Zoom, Whattsapp oder MS Teams erfüllen die Datenschutz-Anforderungen für Gesundheitsdaten nicht. Dies ist in der Regel nur bei Anbietern von Praxissoftware speziell für das Gesundheitswesen oder andere Berufsgeheimnisträger (z.B. Anwälte) der Fall. Ob eine Software für Videochat diese Datenschutz-Anforderungen erfüllt, können Sie z.B. an entsprechenden Zertifizierungen erkennen. Viele Videodienst-Anbieter im Gesundheitswesen sind bei der KV zertifiziert, was bedeutet, dass Sie den jeweiligen Videochat benutzen können, nicht weil Sie die Vorgaben der KV erfüllen müssen, sondern weil die Zertifizierung in diesem Fall ein verlässlicher technischer Qualitätsmarker ist.

Dieser Leitfaden wurde von Tymia zur Verfügung gestellt. Tymia wurde speziell als Praxissoftware für psychotherapeutische Privatpraxen entwickelt. Mit Tymia können Sie auf einfache Weise Rechnungen nach GOÄ erstellen, Ihre Termine planen, Videochat durchführen und zusätzlich können Sie über die Terminplattform auch neue Patienten gewinnen. Das Ganze erhalten Sie zu einem fairen Preis von 35 € pro Monat.
(Mehr Informationen zu Tymia)

Häufige Fragen zur Praxisgründung

Features der Praxissoftware Tymia

Alles, was eine Privatpraxis für Psychotherapie braucht:

• Online-Buchung von Terminen
• Stabiler und zertifzierter Videochat (KV)
• Automatisierte Erstellung von Rechnungen nach GOÄ
• Patientenkartei
• Neue Patienten über die Terminplattform von Tymia
• Sicherer Datenschutz