Hilfe zu den wichtigsten Funktionen von Tymia

Termin mit einem Patienten anlegen

Klicken Sie auf die gewünschte Buchungszeit im Kalender und füllen das Buchungsformular aus. Anschließend klicken Sie auf „Termin jetzt buchen“ (links unten).
Wenn Sie für einen Patienten erstmalig einen Termin einplanen, wird dieser automatisch Ihrer Patientenkartei hinzugefügt.

Die Rechnungserstellung ist mit Ihrem Terminkalender verknüpft. Auf diese Weise müssen Sie zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung nicht die einzelnen Leistungsdaten erneut eingeben und erzielen die größtmögliche Arbeitsersparnis.

Patientenakte aufrufen

Sie können die Patientenakte auf verschiedene Arten aufrufen, entweder über das Button „Patientenakte“ in der Terminmaske oder über das Hauptmenü auf der linken Seite>Patientenkartei.

GOÄ-Ziffer in der Patientenakte eintragen

Die Leistung, die Sie unter „Honorar“ in der Patientenakte eintragen, wird bei jedem zukünftig gebuchten Termin bei diesem Patienten automatisch hinterlegt.

Dieser Eintrag dient also der Arbeitsersparnis, um nicht bei jedem Termin erneut dieselbe Ziffer per Hand abspeichern zu müssen.

Typischerweise geben Sie in der Patientenakte dementsprechend die 870, 861oder 812a/801a ein.
Durch Klick auf das kleine „+“-Symbol können Sie mehrere Leistungsziffern hinterlegen.

Bitte beachten Sie, dass bereits vorbestehende Termine durch die Eingabe der GOÄ-Ziffer in der Patientenakte keine GOÄ-Ziffer erhalten, dies gilt nur für zukünftig geplante Termine. Es empfiehlt sich also möglichst frühzeitig die GOÄ-Ziffer in der Patientenakte zu hinterlegen, um nicht zum Abrechnungszeitpunkt jeden Termin einzeln mit GOÄ-Ziffern versehen zu müssen.

Gesprächsziffern, die in 25min-Schritten abrechenbar sind wie z.B. 812a – Psychotherapeutische Sprechstunde oder 870 – Verhaltenstherapie, werden automatisch entsprechend der Termindauer abgerechnet.

Wenn Sie möchten, können Sie in der Patientenakte weitere Eintragungen für die Rechnungserstellung vornehmen, wie z.B. eine abweichende Rechnungsadresse oder eine spezielle Begründung für einen höheren Steigerungssatz.

Diagnose und Adresse eintragen

Damit eine Rechnung erstellt werden kann, benötigt der Patient außerdem eine Adresse und ggf. eine Diagnose. Beides können Sie in der Patientenakte eintragen. (Für Coaching-Rechnungen wird keine Diagnose benötigt.)

Um z.B. eine Verdachtsdiagnose anzugeben, bearbeiten Sie einfach den Text der Diagnose bei Eintragung.

Wenn keine Diagnose auf der Rechnung erscheinen soll, dann lassen Sie das Feld „Diagnose“ in der Patientenakte einfach frei. Für einen ausschließlich internen Gebrauch können Sie die Diagnose ggf. in der Verlaufsdokumentation abspeichern.

Außerdem können Sie in der Patientenakte weitere Inhalte der Rechnung bearbeiten wie z.B. eine abweichende Rechnungsadresse oder eine spezielle Begründung für einen erhöhten Steigerungssatz.

Bitte denken Sie daran sämtliche Änderungen in der Patientenakte auch zu speichern (Button links unten).

Zusätzliche einzelne Ziffern bei Bedarf am Termin hinzufügen

Einzelne zusätzliche Ziffern werden pro Fall nur einmal abgerechnet wie z.B. ein Psychotherapie-Antrag.

Solche Ziffern fügen Sie nicht als GOÄ-Ziffer in der Patientenakte, sondern stattdessen am einzelnen Termin einmalig hinzu.

Termin abrechnungsbereit?

Ein kleiner Haken rechts oben auf der Terminkachel im Kalender zeigt Ihnen, ob der Termin abrechnungsbereit ist. Das heißt, für diesen Termin sind Adressdaten des Patienten und eine GOÄ-Ziffer / Coaching-Honorar hinterlegt. Wenn einer dieser beidenInformationen fehlt, kann keine Rechnung erstellt werden, und der Haken erscheint nicht.

Rechnungen erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie dann im Kalender rechts oben auf „Rechnung“.

Wenn Sie die Option „Alle Rechnungen erstellen“ anklicken, werden aus allen abrechenbaren Terminen in der Vergangenheit sämtliche Rechnungen erstellt.

Alternativ können Sie auch über „Einzelne Rechnung aus Terminen erstellen“, nur einzelne Rechnungen für bestimmte Patienten veranlassen.

Die Rechnungen können Sie dann als fertiges PDF-Dokument unter „Rechnungen“ im Seitenmenü per E-Mail mit SMS-TAN versenden (DSGVO-konform) oder herunterladen.

Sie haben außerdem unter „Einstellungen“ >„Rechnungseinstellungen“ im Seitenmenü die Möglichkeit, diverse Einstellungen zu den Rechnungen vorzunehmen. Hierzu zählen u.a. das Hochladen eines Logos, nächste Rechnungsnummer, Zahlungsziele oder Hinweise zur Umsatzsteuer bei Coaching oder Gesundheitsleistungen.

Unter Rechnungen>Auswertung können Sie sich außerdem eine monatliche Übersicht Ihrer Umsätze anzeigen lassen.

Hinweis: Wenn Sie einen bereits abgerechneten Termin löschen möchten, muss zuerst die zugehörige Rechnung gelöscht / storniert werden.

Zusatzinfo: In unserem Leitfaden zu GOÄ-Ziffern für Psychotherapie finden Sie übrigens umfangreiche Informationen zur Abrechnung nach GOÄ, auch zu Fragen bzgl. GOÄ 812a in Kombination mit 801a.

Freitext-Leistung anklicken

Um Rechnungen für frei eingebbare Leistungen zu erstellen wie z.B. Coaching, psychologische Beratung oder Paartherapie, kreuzen Sie unter „Honorar“ in der Patientenakte bzw. Terminmaske das Feld „Freitext-Leistung“ an.

Anschließend geben Sie eine Leistungsbeschreibung ein (z.B. „Coaching“) und legen ein Honorar fest.

Abhängig von der Höhe Ihres Umsatzes fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung oder nicht und berechnen dementsprechend die Mehrwertsteuer oder nicht. In den meisten Coaching- und Beratungspraxen ist aufgrund der zu erwartenden Umsatzhöhe mit nicht medizinischen Leistungen die Berechnung der Mehrwertsteuer erfahrungsgemäß nicht erforderlich.

Rechnung per E-Mail versenden

In der Rechnungsübersicht klicken Sie auf Aktionen > Rechnung per E-Mail versenden. Es wird dann eine E-Mail an die in der Patientenakte hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Diese E-Mail enthält einen Download-Link für die betreffende PDF-Rechnung.

Um Mahnungen zu versenden, rufen Sie zunächst die Mahnungsliste auf (Rechnungen > Aktionen > Mahnungen) und klicken dann in der Mahnungsliste auf Aktionen > Per E-Mail versenden.

Zusätzliche Hinweise:
Die Gültigkeit des Download-Links ist aus Datenschutzgründen auf 1 Monat begrenzt.

Falls Sie keinen Aktionen-Button sehen können:
Bitte beachten Sie, dass der Aktionen-Button in der Rechnungsliste erst angezeigt wird, nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben. Bei der erstmaligen Nutzung ist die Rechnungsliste leer und somit auch kein Aktionen-Button sichtbar.
Auf sehr kleinen Bildschirm kann es außerdem vorkommen, dass der Aktionen-Button in der Rechnungsliste nach rechts aus der Ansicht verdrängt wird, in dem Fall scrollen Sie Ihr Browserfenster bitte nach rechts.

E-Mail mit Download-Link

In der E-Mail, die von Tymia an den jeweiligen Patienten versendet wird, ist ein Download-Link enthalten.

Eingabe der SMS-TAN und Download

Nack Klick auf den Download-Link in der E-Mail wird der Patient zur Eingabe der SMS-TAN aufgefordert, die zeitgleich automatisch an die in der Patientenakte hinterlegte Handynummer zugestellt wird.
Nach Eingabe der SMS-TAN erfolgt der Download der Rechnung.

Rechnungsliste aufrufen

Unter Rechnungen > Aktionen > Mahnungen können Sie Zahlungserinnerungen und eine finale Mahnung erstellen.

Rechnung stornieren oder löschen

Rufen Sie die Rechnungsübersicht auf und wählen Sie unter dem Aktionsbutton ganz rechts die Option „Stornieren“ oder „Löschen“ der Rechnung.

Bei Stornierung wird die fehlerhafte Rechnung als „Storniert“ markiert und bleibt mit der bisherigen Rechnungsnummer als Beleg für das Finanzamt erhalten.
Die Stornierung sollte Ihr Standard-Vorgehen für eine Rechnungskorrektur sein.
Auf diesem Weg (Stornierung) können Sie sicher sein, die gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung zu erfüllen.

Bei Löschen der Rechnung wird die fehlerhafte Rechnung vollständig gelöscht. Da das Finanzamt das Löschen von Rechnungen sehr kritisch bewertet, sollte dieser Weg (Löschung) nur Sonderfällen vorbehalten bleiben (z.B. bei einem erstmaligen Ausprobieren von Tymia mit fiktiven Patientendaten).

Honorar am Termin korrigieren

Nachdem Sie eine Rechnung storniert oder gelöscht haben, sind die betreffenden Termine wieder bearbeitbar. Rufen Sie den betreffenden Termin über den Kalender auf und korrigieren das Honorar.

Rechnung neu erstellen

Nachdem Sie die Honorarangabe am Termin korrigiert haben, erstellen Sie die Rechnung erneut.

Neue Rechnung ggf. mit Storno-Dokument erneut versenden

Wenn Sie die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung bereits versendet hatten, schicken Sie nun im zweiten Schritt sowohl das stornierte Rechnungsdokument als auch die neue korrigierte Rechnung mit jeweils einem neuen Sendevorgang an den Patienten.
Auf diese Weise ist für den Rechnungsempfänger klar ersichtlich, dass das alte Rechnungsdokument hinfällig ist, und Sie sind rechtlich gegenüber dem Finanzamt abgesichert.

Wenn Sie die fehlerhafte Rechnung noch nicht versendet hatten, ist es nicht erforderlich, das Storno-Dokument zu versenden. In diesem Fall behalten Sie das stornierte Rechnungsdokument bei sich (als Beleg für das Finanzamt) und versenden nur die neue korrigierte Rechnung.

(Zusätzlicher Hinweis:
Wenn Sie eine bereits versendete Rechnung stornieren, wird ab dem Stornierungszeitpunkt auch das hinter dem initial versendeten Download-Link befindliche Rechnungsdokument in ein storniertes Rechnungsdokument umgewandelt. Abhängig davon wieviel Zeit zwischen den Versendevorgängen lag, können Sie jedoch ohne Rücksprache nicht sicher feststellen, ob der Rechnungsempfänger das ursprüngliche fehlerhafte Rechnungsdokument bereits heruntergeladen hatte oder nicht.)

Wenn die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt wurde

In Einzelfällen entsteht die Situation, dass eine Rechnung mit einem später korrigierten Rechnungsbetrag bereits überwiesen wurde und sich nun die Frage stellt wie das ordnungsgemäß korrigiert werden kann.

Das korrekte Vorgehen ist auch in dieser Situation Rechnung stornieren, storniertes Rechnungsdokument und neues Rechnungsdokument an den Rechnungsempfänger senden.

Die fehlerhafte Überweisung kann nach entsprechender Absprache vollständig rückabgewickelt und erneut getätigt werden oder Sie dokumentieren auf einem separaten Dokument, z.B. per E-Mail, dass die bereits getätigte Überweisung mit dem korrigierten Rechnungsbetrag verrechnet wird.

(Zusätzlicher Hinweis:
Neben rein technischen Fragen sind bei Rechnungskorrekturen vor allem die gesetzlichen Vorgaben für eine steuerrechtlich ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung zu beachten.

Technisch wäre es theoretisch auch möglich, eine Rechnung zu löschen, dieselbe Rechnungsnummer für eine korrigierte Rechnung zu verwenden (ggf. mit einer Anpassung unter Einstellungen>Rechnungen>nächste Rechnungsnummer) und diese erneut digital zu versenden. Hiervon ist jedoch abzuraten, da die Nachvollziehbarkeit für einen Betriebsprüfer bei einem derartigen Vorgehen nicht ausreichend gegeben wäre, was steuerrechtlich zu Ihrem Nachteil gewertet werden kann.

Für weitergehende Fragen zu den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben bzgl. Steuerrecht und ordnungsgemäßer Rechnungslegung bzw. Buchführung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine entsprechende anwaltliche Rechtsberatung.)

Wenn die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt wurde

In Einzelfällen entsteht die Situation, dass eine Rechnung mit einem später korrigierten Rechnungsbetrag bereits überwiesen wurde und sich nun die Frage stellt wie das ordnungsgemäß korrigiert werden kann.

Das korrekte Vorgehen ist auch in dieser Situation Rechnung stornieren, storniertes Rechnungsdokument und neues Rechnungsdokument an den Rechnungsempfänger senden.

Die fehlerhafte Überweisung kann nach entsprechender Absprache vollständig rückabgewickelt und erneut getätigt werden oder Sie dokumentieren auf einem separaten Dokument, z.B. per E-Mail, dass die bereits getätigte Überweisung mit dem korrigierten Rechnungsbetrag verrechnet wird.

(Zusätzlicher Hinweis:
Neben rein technischen Fragen sind bei Rechnungskorrekturen vor allem die gesetzlichen Vorgaben für eine steuerrechtlich ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung zu beachten.

Technisch wäre es theoretisch auch möglich, eine Rechnung zu löschen, dieselbe Rechnungsnummer für eine korrigierte Rechnung zu verwenden (ggf. mit einer Anpassung unter Einstellungen>Rechnungen>nächste Rechnungsnummer) und diese erneut digital zu versenden. Hiervon ist jedoch abzuraten, da die Nachvollziehbarkeit für einen Betriebsprüfer bei einem derartigen Vorgehen nicht ausreichend gegeben wäre, was steuerrechtlich zu Ihrem Nachteil gewertet werden kann.

Für weitergehende Fragen zu den entsprechenden gesetzlichen Vorgaben bzgl. Steuerrecht und ordnungsgemäßer Rechnungslegung bzw. Buchführung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine entsprechende anwaltliche Rechtsberatung.)

Eintragungen in der Patientenakte

Sie können mit Tymia auch das Kostenerstattungsverfahren mit EBM bzw. nach Gebührenordnung für Heilpraktiker komfortabel abrechnen. Hierzu führen Sie alle Schritte, die unter „Rechnungen nach GOÄ erstellen“ beschrieben sind, genauso durch mit folgendem Unterschied:

Sie wählen bei der Eingabe der Ziffer in der Patientenakte „Freitext-Leistung“. Dann tragen Sie unter „Leistungsbeschreibung“ die EBM-Ziffer mit Bezeichnung bzw. die Ziffer nach Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker ein und unter „Honorar“ den betreffenden Betrag.

Online Termin erstellen

Um einen Video-Termin zu erstellen, wählen Sie als Terminart bei der Buchung einen Online-Termin.

Der Patient erhält dann automatisch einen Link mit einer TAN zur Einwahl in den Videochat.

Bitte beachten Sie, dass Sie hierfür das Feld „E-Mail-Benachrichtigung verschicken“ bei der Terminbuchung aktiviert lassen müssen.

Videochat starten

Um als PsychotherapeutIn den Videochat zu starten, klicken Sie im Kalender auf der Kachel des betreffenden Termins auf das kleine Pfeil-Symbol und wählen im Dropdown-Menü „Videochat starten“.

Hinweis: Pop-Up Blocker blockieren den Videochat von Tymia. Zur Nutzung des Videochats ist die Deaktivierung von Pop-Up Blockern in Ihrem Browsern erforderlich.

Wartebereich

Sie kommen zunächst in den Wartebereich. Der Button „Videochat starten“ wechselt seine Farbe von grau nach grün, wenn der Patient sich ebenfalls in den Wartebereich eingeloggt hat. Erst dann kann der eigentliche Videochat durch Klick auf den dann grünen Button „Videochat starten“ gestartet werden.

Um einen Termin für einen Patienten zu buchen, klicken Sie auf die gewünschte Terminzeit im Kalender und füllen die Terminmaske von oben nach unten aus. Das heißt Sie wählen die Terminart und tragen die Daten des betreffenden Patienten ein. Wenn Sie die Daten eingetragen haben, klicken Sie auf „Speichern“ links unten in der Terminmaske (rot markiert im Screenshot). Der Termin ist dann für diesen Patienten gebucht.

Wenn Sie einen Termin zur Buchung durch Patienten auf Ihrer Webseite oder Ihrem Profil bei Tymia anbieten möchten, dann wählen Sie nur die Terminart und setzen dann das Häkchen bei „Termin zur Buchung freigeben“ im oberen Bereich der Terminmaske (Rot markiert im Screenshot). Der Termin erscheint dann als buchbar z.B. für neue PatientInnen in Ihrem Profil auf Tymia oder auf Ihrer Webseite.

Hinweis zur Einbindung der Terminbuchung auf der Webseite:
Um die Terminbuchung von Tymia auf Ihrer Webseite einzubinden, laden sie unter Einstellungen > Termine den HTML-Code herunter und fügen diesen auf Ihrer Webseite an der betreffenden Stelle ein.

Hinweis zu E-Mail-Benachrichtigungen:
Wenn die Checkbox „E-Mail Benachrichtigung verschicken“ angekreuzt ist, erhalten Patienten insgesamt zwei E-Mails: Eine Buchungsbestätigung zum Buchungszeitpunkt und eine Terminerinnerung 24 h vor dem Termin. Für Online-Termine ist die E-Mail-Benachrichtigung unverzichtbar, da über diese Mail der Zugangslink und die TAN versendet werden.
Bei Serienterminen werden Buchungsbestätigungen für Folgetermine in der Serie 1 Woche vor dem Termin automatisch verschickt (mit Link für den Videochat).
Sie können unter Einstellungen > Termine die Standard-Einstellung für E-Mail-Benachrichtigungen ändern.

Um einen Serientermin anzulegen, klicken Sie im Fenster für Terminbuchungen rechts oben auf die Schaltfläche „nicht wiederholen“. Wählen Sie dann die gewünschte Frequenz aus, z.B. wöchentlich.

Sobald Sie die Schaltfläche angeklickt haben, erscheint eine weitere Auswahlmöglichkeit für die Anzahl der gewünschten Termine.

Bei Serienterminen werden Buchungsbestätigungen für Folgetermine in der Serie 1 Woche vor dem Termin automatisch verschickt (mit Link für den Videochat, sofern es sich um einen Video-Termin handelt).

Um einen Gruppentermin anzulegen, wählen Sie bei der Terminart „Gruppentermin“.
(Sie können unter Einstellungen>Termine auch ihre eigenen Terminarten als Gruppentermin anlegen.)

Bei Gruppenterminen erscheint im Bereich links unten ein kleines „+“-Zeichen, mit dem Sie weitere PatientInnen zu dieser Gruppe hinzufügen können.

Die Honorarangaben gelten dann jeweils für alle Gruppenteilnehmer gleichermaßen.

Bitte beachten Sie, dass Gruppentermine aktuell nur für Termine in der Praxis möglich sind. (Eine Erweiterung des Videochats für Gruppen ist geplant, gegenwärtig jedoch noch nicht verfügbar.)